5 mitos y verdades sobre la facturación electrónica

Equipo Alanube

La facturación electrónica es algo relativamente nuevo, y por ende, todavía existen dudas al respecto. Muchas empresas creen que se trata de enviar una factura en formato PDF, aunque esto está bastante alejado de la realidad. Y es que involucra distintos procesos que van más allá de enviar un documento por correo electrónico. Vamos a exponer 5 de los mitos y verdades sobre la facturación electrónica para desmentir cualquier falsedad acerca de este tipo de sistema. 

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es un sustituto legal de la tradicional factura de papel, ya que posee la misma validez fiscal de la facturación tradicional como la conocemos. Su principal diferencia es que esta cuenta con datos disponibles de manera digital, por lo que pueden ser analizados, comparados, almacenados y compartidos desde un mismo software contable o de facturación.

Estás facturas cuentan con un formato estándar definido e integran elementos de seguridad como mecanismos técnicos de control adicionales, para así garantizar la veracidad e integridad de la información manejada. 

¿Cómo se realiza una factura electrónica?

Realizar una factura electrónica, aunque se crea que es complicado, tiene un proceso que facilita el desarrollo administrativo y el control de negocio. A través de 5 pasos fáciles de desarrollar, podrás emitir una factura electrónica: 

1. Escoger una solución de facturación electrónica: ya sea a través de un desarrollo propio o un proveedor de tecnología como Alanube.

2. Habilitarse como facturador electrónico ante la DGII.

3. Generar y enviar la factura a la DGII.

4. Esperar que dicho ente cumpla con la respectiva validación de la factura y corrobore que cumple con todos los requisitos necesarios exigidos. Solo cuando la verificación sea exitosa el comprobante podrá ser dirigido al comprador o cliente.

5. Enviar la factura al cliente. 

Factura electrónica vs. tradicional

Cada proceso tiene una distinción importante que resulta en mejores beneficios. Una factura tradicional conlleva métodos manuales que pueden significar más tiempo y energía. Para llevar a cabo su emisión primero deberá generarse, firmarse, imprimirse, archivar una copia y finalmente guardarse en un sobre. Para el proceso de envío, deberá entregarse de forma presencial o a través de correo postal; por lo que dependiendo del caso también podrá ser necesario que el cliente o comprador confirme que la recibió. Así mismo, considera que cualquier trámite al momento de declarar impuestos y gestionar la contabilidad deberá realizarse de forma manual. 

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Por su parte, la factura electrónica es emitida, creada, compartida y almacenada a través de un paquete electrónico instalado en una computadora; se podrá acceder a la información desde un dispositivo compatible para contener dicho paquete. Por otro lado, para emitir unafactura electrónica en la nubeno se necesita realizar ninguna instalación o hacer uso del mismo equipo, ya que en este caso los datos están alojados de forma remota y segura dentro de un software en la nube donde solo necesitas un nombre de usuario y contraseña para tener acceso a ellos.

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Desmintiendo los mitos de la facturación electrónica en la nube

MITOS VERDADES
Las facturas electrónicas facilitan el robo de datosEs natural que por tratarse de una implementación nueva, exista la falsa creencia de que la facturación electrónica es insegura, pero este no es el caso. El proceso cuenta con elementos de seguridad que se encargan de resguardar la integridad de los datos almacenados y la validez de los documentos enviados y recibidos, entre los que se encuentran:
códigos únicos y QR,
validación por parte de la DGII,
sistemas autorizados,
bases de datos 100% confiables,

Por otro lado, las empresas que ofrecen una solución de facturación electrónica en la nube, cuentan con tecnología de encriptación para evitar cualquier tipo de hackeo e ingreso malicioso -Alanube cuenta con esta opción.
Es un sistema muy costoso Si tomamos en cuenta las ventajas (como ahorro de tiempo, dinero, o mejora en la gestión de negocio), el valor costo-beneficio hace que valga la pena transicionar a este método. Realizar una factura en papel o a través de un software digital  implica invertir dinero en impresoras fiscales, insumos para las facturas, actualizaciones de plataformas, sistemas de almacenamiento, adquisición de nuevos equipos, etc. Con la facturación electrónica en la nube esto se evita por completo gracias a que se cuenta con datos digitales a los que puedes acceder en pocos clics.
Es difícil de implementar Gracias a los servicios que ofrecen los software de facturación electrónica, adaptarse a este nuevo formato será simple y cómodo. No necesitas hacer un curso de tecnología compleja o especializarte en el uso de los sistemas para utilizar este método. Ingresar a tu base de datos será tan sencillo como ingresar a tu cuenta de correo. Además, el continuo soporte personalizado por parte de nuestros especialistas hará posible una transición mucho más fácil.
Las facturas impresas desapareceránDecirle «adiós» a las facturas de papel es posible, pero esto no quiere decir que dejarán de ser utilizadas. Se estima que aunque irán disminuyendo, continuarán siendo necesarias en distintas situaciones. La facturación electrónica no llegó a eliminar por completo la facturación tradicional, por el contrario, vino a incluir más y mejores beneficios, trayendo consigo ventajas en materia tecnológica para facilitar el flujo de trabajo de las empresas.
La facturación electrónica es envIar comprobantes en formato PDFEntre los mitos y verdades sobre la facturación electrónica, se asume que solo se trata de enviar facturas en formato PDF, sin embargo, es mucho más que eso. Se puede estar utilizando un software de facturación para crear digitalmente una factura que será enviada en formato PDF, pero esto no significa que sea una factura electrónica. Los comprobantes electrónicos incluyen el envío de facturas entre un vendedor y un comprador en un formato estándar que está estructurado directamente por la DGII. Todo se lleva a cabo de manera automatizada a través de software contables propios con está tecnología o de subservicios de facturación electrónica, por lo que al emitirse se envía directamente al ente fiscal, incluso antes de que el cliente la reciba.

Otras razones por las que tu empresa debería transicionar a la facturación electrónica en la nube

1. Tu información está almacenada en un solo lugar: solo necesitarás acceder al software de facturación electrónica para tener la información de tu empresa a la mano.

2. Ahorra tiempo: gracias a la automatización de procesos y la disminución de errores humanos, cuentas con un sistema que realiza hasta el 90% del trabajo por ti. 

3. Facilita el cumplimiento de obligaciones tributarias: a la hora de realizar el reporte de impuestos, solo deberás acceder al software de facturación y tendrás acceso a los números de tu negocio. 

4. Mejora la accesibilidad de tus datos: con el uso de la facturación electrónica en la nube podrás ver la información de tu empresa a cualquier hora y desde cualquier dispositivo con acceso a internet.

5. Tiene mejor seguridad: los sistemas se encuentran alojados en computadoras remotas que cuentan con protocolos y políticas de seguridad, controlando el acceso y encriptando los datos para prevenir que personas no autorizadas ingresen a tu información.
Mucho se ha dicho acerca de este sistema, y esto trae consigo dudas y múltiples mitos sobre la facturación electrónica en la nube. Es normal que te tomes el tiempo antes de dar el gran salto, por eso esperamos haber respondido y aclarado los aspectos más importantes. Toma en cuenta que, no importa si tienes un emprendimiento, una PYME o eres Gran Contribuyente, considera buscar un software contable o proveedor de servicios de facturación electrónica que te permita tener una transición óptima y que cuente con servicios que se adapten verdaderamente a tus necesidades empresariales. Si tienes dudas o deseas que la facturación en la nube empiece a ser una realidad en tu empresa, contáctanos aquí.